Scegliere il PMS ideale per la gestione di un hotel
Guardando come in questi ultimi anni la tecnologia via web abbia radicalmente cambiato il modo di effettuare le prenotazioni negli hotel, ci si accorge facilmente che gli albergatori devono tenersi costantemente al passo con i tempi, avvalendosi di un portale interno capace di soddisfare le specifiche esigenze della loro struttura.
Funzioni specifiche del PMS per Hotel
I software che svolgono la funzione gestionale delle strutture, sono chiamati PMS (Property, Management, System), essi sono stati realizzati appunto per aggregare i dati provenienti dei vari reparti dell’hotel.
Questi sistemi sono in grado di elaborare i dati relativi alla gestione delle camere da letto, del ristorante, del centro benessere e della contabilità delle scorte di magazzino.
Il PMS per Hotel ideale dovrà essere capace di raccogliere con facilità le informazioni relative alla struttura e di elaborare direttamente l’assegnazione delle camere, le prenotazioni e la fatturazione, evitando sprechi di tempo da parte dei gestori.
Un PMS valido inoltre dovrebbe essere in grado di archiviare le statistiche riguardanti il tasso di affluenza della struttura relativo ai mesi di maggior occupazione, al fine di organizzare al meglio la gestione delle prenotazioni.
Il software di gestione può essere considerato come la parte centrale dell’hotel e dovrà necessariamente collaborare con i principali siti internet di prenotazioni on line, i quali sono utilizzati frequentemente soprattutto dai giovani. Inoltre un sistema gestionale, per essere all’altezza della struttura dovrà essere di facile apprendimento da parte dello staff e dovrà eliminare tutti gli errori di distrazione che potrebbero involontariamente accavallare le prenotazioni.
Come attrezzare la propria struttura
Un importante passaggio da tenere in considerazione è dato dal fatto che per disporre di un sistema di gestione efficace, l’hotel dovrà essere dotato di computer in grado di supportare appieno il nuovo PMS, garantendo economicità ed efficienza alla normale attività amministrativa.
Sarà indispensabile inoltre fornire un livello di preparazione adeguato a tutti i componenti dello staff affinché non riscontrino difficoltà nell’utilizzo del nuovo software.
Particolare attenzione ai costi
Prima di effettuare l’acquisto di un nuovo PMS occorre valutare attentamente non solo il suo effettivo costo, ma anche le eventuali spese che si dovranno sostenere in caso di malfunzionamento o di assistenza.
Sarebbe opportuno evitare sistemi gratuiti o con costi irrisori, i quali potrebbero far risparmiare soldi durante la fase iniziale, ma potrebbero risultare particolarmente dispendiosi in caso di malfunzionamento.
Prima di effettuare l’acquisto quindi, bisognerà stabilire con precisione le modalità di assistenza, optando per un servizio in grado di intervenire 7 giorni su 7 evitando così spiacevoli episodi dovuti al malfunzionamento del sistema gestionale.
